Кіраўніку аб мове
Памер: 126с.
Мінск 2001
103
іншымі галінамі ведаў; наяўныя матэрыялы з‘яўляюцца неда-статковымі для вычарпальнага адказу і г.д.
У канцы выступлення трэба абавязкова выказаць удзяч-насць аўдыторыі за праслуханы даклад, за пільную ўвагу, за дарэчныя пытанні, пажадаць слухачам усяго самага добрага.
3.4. ^тыкет дЗелавых шэлефоннмх фаЗмо^
Ярафесійная дзейнасць сучаснага кіраўніка непасрэд-на знітавана з частым ужываннем такога эфектыўнага, зруч-нага, аператыўнага тэхнічнага сродку,як тэлефон. У многіх выпадках менавіта тэлефоннаму званку аддаецца перавага пе-рад пісьмом. тэлеграмай і г.д., таму што ўстанаўліваецца пра-мы маўленчы кантакт з адрасатам, які знаходзіцца на адлег-ласці, у неабходны час, для тэрміновых паведамленняў, для папярэдняй дамоўленасці, для хуткага вырашэння ўзнікшых пытанняў і да т.п.
Тэлефонныя дзелавыя размовы - асаблівы від маўленчай дзейнасці, пры якой нельга ўлічыць ні знешні выгляд субя-седніка, ні яго міміку, ні жэсты, ні візуальную сітуацыю зносін, ні рухі цела, ні позы і да т.п., што істотна ўплывае на харак-тар гаворкі пры зрокавым кантакце з партнёрам.Таму да тэ-лефонных перамоў прад‘яўляюцца пэўныя патрабаванні для таго, каб яны былі паспяховымі і цалкам задавальнялі каму-нікатыўныя патрэбы адрасанта. Галоўнымі рысамі тэлефон-нага паведамлення служаць яго лаканічнасць, канкрэтнасць, змястоўнасць, зразумеласць для субяседніка, таму перад тым, як набраць неабходны нумар, трэба старанна прадумаць тэкст свайго паведамлення, узважыць кожнае яго слова, пры неабходнасці занатаваць запланаваны тэкст або яго асноў-ныя палажэнні на паперы, каб прадухіліць ужыванне непат-рэбных выразаў і слоў, паразітычных гукаў, паўз, якія здат-ны не толькі нанесці шкоду паспяховым перамовам, але і не спрыяць станаўленню пазітыўнага іміджу адрасанта, асаб-ліва калі ён тэлефануе свайму адрасату ўпершыню. 3 улікам таго, што тэлефонная сувязь тэхнічна не заўсёды бывае якас-
104
най, у камунікантаў выпрацоўваецца часам звычка крычаць у тэлефонную трубку, нават пры наяўнай бездакорнай су-вязі, што ў апошнім выпадку з‘яўляецца заганай перамоў: гаварыць трэба заўсёды роўным, спакойным, добразычлівым тонам, асабліва выразна вымаўляць (пры неабходнасці і паў-тараць) уласныя назвы (імёны людзей, найменні ўстаноў, фірм, прадпрыемстваў, населеных пунктаў і да т.п.), даты, лічбы, адрасы, спецыяльныя тэрміны (апошнія трэба ўжываць у тэлефоннай размове толькі пры пільнай неабходнасці); уважліва сачыць за тым, каб гаварыць непасрэдна ў трубку, цалкам засяродзіцца на тэме гаворкі, не адцягваць ад яе ўвагі нават пры нечакана ўзнікшых пабочных патрэбах (зазваніў іншы тэлефон, нехта нечакана зайшоў да вас, нешта спатрэ-білася раптам ад вас прысутнаму калегу і да т.п.).
У плане зместу і ў сцісласці тэлефонная размова павінна ўпадабняцца пісьмовай тэлеграме: нічога збыткоўнага, усё сказанае абавязана быць максімальна інфарматыўным, ёмі-стым, выразным, без непатрэбных паўтораў удзячнасці, пра-бачэнняў, перапытванняў пры панятнасці сказанага, скрупу-лёзных падрабязнасцяў і збыткоўных для сутнасці справы дро-бязяў і дэталяў, усяго таго, што можна ў выпадку неабход-насці высветліць па іншых каналах інфармацыі. Пры сабе трэ-ба заўсёды мець падчас тэлефонных размоў блакнот (чысты ліст паперы),аловак ці ручку, каб не шукаць іх, калі спатрэ-біцца нешта запісаць, у прыватнасці неабходны адрас, нума-ры тэлефонаў, прозвішчы людзей і інш., бо нават добрая па-мяць можа падвесці ў любы час (лепшая і самая надзейная памяць - запіс неабходнай інфармацыі на паперы, або іншым матэрыяльным носьбіце). Дзелавая тэлефонная размова ў ся-рэднім не павінна перавышаць трох мінут (гл.: Мншаткнна, Борозднна 1997, 170), аднак гэты час, як правіла, перавыша-ецца, найперш па прычыне нерацыянальнай яе арганізацыі: часта размова пачынаецца з пытанняў тыпу як справы? што новага? і г.д., якія не тычацца сутнасці гаворкі, але змуша-юць партнёра адказваць на іх.
На нерацыянальную працягласць тэлефоннай гаворкі аказ-ваюць уплыў недарэчныя перапытванні, паўзы, нематывава-
105
ныя паўторы, якія дапушчальны ў звычайным вусным маў-ленні, пры візуальным кантакце, пры наяўнасці свабоднага часу, пры намеры выказаць сваю ўвагу субяседніку і г.д., але непажаданы пры тэлефонных размовах, калі пачуццё меры, тактоўнасць, змястоўнасць і сцісласць сказанага павінны складаць сарцавіну паведамлення.
Тым не менш, нават аптымальна арганізаваны і лаканічна выражаны сэнс гаворкі па тэлефоне не заўсёды дасягае сваёй камунікатыўнай і інфармацыйнай мэты без спадарожных ак-сесуараў паведамлення (перамоў, дыялогу), да якіх належаць: папярэдняе веданне асаблівасцяў субяседніка (яго сацыяльны статус, пасада, узрост, магчымасці вырашыць неабходнае пы-танне і інш.); наяўнасць у апошняга часу для тэлефоннай раз-мовы, або ступень яго занятасці ў дадзены час; інтарэсы су-размоўцы да тэмы гаворкі; уменне правільна пачаць і закон-чыць тэлефонную размову. Пры ўстаноўцы кантакту трэба пераканацца, ці правільна вы набралі нумар тэлефона, тыпу, прабачце, гэта дэканат матэматычнага факультэта; прашу прабачэння, магу я пагаварыць з сакратаром управы і да т.п., a не адразу весці гаворку па неабходнай тэме; потым назваць сваё імя і ўстанову, ад імя якой вядзецца перамава (тыпу, Доб-ры дзень! Вас турбуе дацэнт БДУ Каліновіч...). Службовы ад-расат, у сваю чаргу, павінен адказваць не нейтральнымі вы-разамі так, алё, слухаю і інш., а прадставіцца тыпу Дэкан ма-тэматычнага факультэта Герасімец слухае ...
Пасля наладжвання кантакту сцісла паведамляецца повад (прычына) вашай размовы і запытваецца ў адрасата, ці мае ён час (пару хвілін і да т.п.) на перамовы (гаворку). Зразуме-ла, для адрасанта карыснай была б папярэдняя інфармацыя аб найбольш спрыяльным для адрасата часе гаворкі, або дамоў-ленасці аб ёй з сакратаром фірмы (установы). Дарэчнымі пры звяртанні да незнаёмага тэлефоннага візаві будуць словы вет-лівага тыпу: прабачце (з кім я гавару, ці можаце паклікаць да тэлефона ...), калі ласка, будзьце ласкавы і г.д. Пры памылко-вым наборы нумара адрасанту неабходна папрасіць прабачэн-ня, а адрасату адказваць вы не туды патрапілі, вы памыліліся нумарам, вы не туды тэлефануеце і г.д. Падчас вядзення пера-
106
моў, у сувязі з адсутнасцю візуальнага кантакту, слухач па-вінен падтрымліваць разм.ову сціслымі рэплікамі тыпу так-так, я слухаю, гэта цікава, разумею вас і да т.п., або дарэчнымі пы-таннямі, бо поўнае маўчанне можа ўспрымацца адрасантам як адсутнасць кантакту ці адсутнасць суразмоўцы ля тэле-фона. Слухач, які падчас тэлефоннага званка вельмі заняты (праводзіць нараду, гаворыць па іншым тэлефоне і г.д.), паві-нен умець ветліва, карэктна адмовіцца ад сіюмінутнай размо-вы і папрасіць адрасанта патэлефанаваць у зручны для адра-сата час. Першым тэлефонную размову заканчвае чалавек, які пазваніў і які пры гэтым выражае падзяку за размову і спадзя-ецца на новыя тэлефонныя сустрэчы па дзелавых пытаннях, што ўяўляюць інтарэс для абодвух бакоў.
S.S. ФІісьмовыя дакумвншы У сфв^ы дЗелавмх Зносін бКленне правільна, пісьменна і своечасова складаць раз-настайныя дзелавыя паперы адносіцца да абавязковых прафе-сійных навыкаў і патрэб кіраўніка. Кожны пісьмовы дакумент служыць своеасаблівай візітнай карткай адпаведнай фірмы, ар-ганізацыі, установы і г.д., таму яго нестандартнае афармлен-не, стылёвыя недакладнасці, моўныя памылкі могуць паслу-жыць толькі пагаршэнню іміджу адрасанта тых або іншых дзе-лавых папер ці службовых дакументаў, якія перадаюцца элек-троннай поштай.
Уся дзелавая карэспандэнцыя класіфікуецца на розных пад-ставах на пэўныя групы. Так, па тэматычнай прыкмеце яна (ка-рэспандэнцыя) падзяляецца на камерцыйную і дзелавую. Ка-мерцыйныя дакументы складаюцца ад імя юрыдычных асоб, таму звычайна служаць адначасова і як прававыя дакументы (напрыклад, пісьмы-запыты, пісьмы-прапановы, пісьмы-рэкла-мацыі, адказы на падобныя пісьмы). Дзелавыя пісьмы маюць афіцыйны і прававы статус, яны рэгістрыруюцца і ўключаюць у сябе распіскі, паведамленні, запрашэнні і інш. У залежнасці ад скіраванасці на адрасата дзелавыя пісьмы падзяляюцца на цыр-кулярныя (пісьмо пасылаецца з адной крыніцы-ўстановы па не-калькіх пэўных адрасах, як правіла, падпарадкаваных інстан-
107
цый) і звычайныя (пасылаецца ад адной да другой установы). Па знешняй форме дзелавыя пісьмы падзяляюцца на рэгламен-таваныя (стандартныя) і нерэгламентаваныя (нестандартныя). Стандартныя пісьмы складаюцца па пэўнаму ўзору (паперы пэў-нага фармату з зададзеным наборам рэквізітаў), а нестандарт-ныя, хаця і маюць элементы рэгламентацыі, рэалізуюцца ў выг-лядзе аўтарскага тэксту (гл.: Колтунова 1999, 6 - 7).
Акрамя карэспандэнцыі кожная ўстанова карыстаецца пісьмовымі дакументамі, якія можна падзяліць тэматычна на наступныя групы:
1) распарадчыя дакументы (загады, пастановы, распара-джэнні, рашэнні і інш.);
2) арганізацыйныя дакументы (інструкцыі, палажэнні, ста-туты і да т.п.);
3) арганізацыйна-распарадчыя дакументы (пратаколы);
4) інфармацыйна-даведачныя дакументы (агляды, акты, да-ведкі, дакладныя і тлумачальныя запіскі, зводкі, тэлеграмы, тэлефанаграмы і інш.).
Паводле зместу дакументы падзяляюцца на складаныя (раз-глядаецца некалькі розных пытанняў) і простыя (прысвечаны звычайна аднаму пытанню); паводле паходжання - на службо-выя (афіцыйныя) і асабістыя; паводле адносін да фінансаў - на бухгалтарскія (транспартныя накладныя, прыходныя і расход-ныя ордэры, прыймовыя квіткі і да т.п.) і дакументы справа-водства (службовыя лісты, анкеты, дагаворы, даведкі, аўта-біяграфіі, загады і да т.п.); паводле часу выканання - на тэр-міновыя і нетэрміновыя (гл.: Каўрус 1994, 4 - 5).
Кожны дзелавы дакумент павінен строга адпавядаць свайму жанру, быць лаканічным, дакладным, канкрэтным, не дапускаць розначытанняў, двухсэнсоўнасці, павінен выкарыстоўваць стан-дартызаваныя моўныя выразы, клішэ, быць карэктным і добра-зычлівым, мець аб'ектыўную неэмацыянальную танальнасць, якая зыходзіць не ад адной асобы, а ад пэўнай арганізацыі, не змяшчаць экспрэсіўных сродкаў мовы (пра ўзоры і мову роз-ных дзелавых дакументаў гл.: Смелкова 1997, 78 - 94).
Аб'ём дзелавых пісем звычайна не павінен перавышаць ад-ной старонкі, яны ўключаюць у сябе такія дадзеныя (рэквізі-
КНІГІ ОНЛАЙН
